۱۰ نکته کلیدی برای بهبود ارتباط در محیط کار با هر شخصیتی (بخش اول)

بهبود روابط کاری

در هر محیط کاری،‌ همکاران بدقلق پیدا می‌شوند. کار کردن با همکاران، مدیران، مشتریان و دوستانی که ارتباط در محیط کاری را چالش‌برانگیز می‌کنند، هنری است که ارزش یادگیری دارد. نحوه عمل در موقعیت‌های پیچیده کاری درعین پرچالش بودن، تجربه ارزشمندی است. با ارتقای توانایی خود در اصلاح ارتباط در محیط کار می‌توانید اخلاق نیک را ترویج داده و محیط کار خود را بهبود ببخشید. با بهره‌گیری از این رهنمودها می‌توانید مهارت خود را در کار با افراد بدقلقی که در محیط کاری بر سر راهتان قرار‌می‌گیرند ارتقا دهید.

۱. برای بهبود ارتباط در محیط کار بهتر است درگیر بگو مگو نشوید

افراد بدقلق در هر محیط کاری پیدا می‌شوند. ولی سختی کار با این افراد به میزان اعتماد به نفس شما،‌ عزت نفستان و جسارت کاری شما بستگی دارد. اگر رفتار فرد دیگران را هم اذیت کند، برخورد با رفتار نامناسب آسان‌تر است زیرا می‌توانید با همکاری هم، با رفتار‌های نامناسب برخورد کنید یا حتی مراتب را به اطلاع مدیران برسانید و از آنها درخواست کمک کنید. اگر شخص در حضور دیگران اعتبار حرفه‌ای شما را خدشه‌دار کند یا مانند یک قلدر به شخصیت شما حمله کند، کار سخت‌تر می‌شود. در مقابله با این افراد ابتدا رفتار خودتان را بررسی کنید. آیا واکنش شما طبیعی است؟‌ آیا دیگران هم با شما به این روش رفتار می‌کنند؟ آیا در برخورد با این نوع شخصیت همیشه با همین مشکلات مواجه می‌شوید؟ قدم دوم این است که درمورد این تجربه با یک دوست نزدیک صحبت کنید و در مورد روش‌های بهبود شرایط همفکری کنید. در قدم بعد در یک گفتگوی خصوصی با فردی که رفتار نامناسب دارد، با استفاده از جملاتی که با “من” شروع می‌شود، تجربه خود را درمیان بگذارید و به جای حمله و تهمت زدن، اثر کار فرد را بر ارتباطی که با هم در محیط کار دارید، توصیف کنید. مهم این است که رفتار دوستانه‌ای داشته باشید زیرا فرد ممکن است از آثار رفتار خود بر شما بی‌خبر باشد. بدترین حالت این است که فرد از رفتار خود آگاه باشد ولی اهمیتی به اصلاح رفتار خود ندهد. در این گفتگو سعی کنید به توافق سازنده‌ای برسید. پس از این گفتگو برای اجرای توافق‌تان پیگیر باشید و سعی کنید تلاش شما برای برقراری صلح و دوستی باشد. اگر این روش‌ها جواب نداد، به طور علنی با رفتار نامناسب برخورد کنید. به رئیس خود اطلاع دهید و در صورت لزوم رئیس فرد مورد نظر را نیز مطلع کنید. اگر مدیرتان باتجربه باشد، شما،‌ فرد مذکور و رئیس وی را برای بررسی موضوع پای یک میز می‌نشاند تا برای یافتن راه‌حل گفتگو کنید. اگر افراد دیگری نیز از رفتار فرد آسیب می‌بینند، بررسی کنید که آیا پیگیری گروهی باعث همکاری بهتر رئیستان برای بهبود این ارتباط در محیط کار می‌شود یا خیر. اگر هیچ روشی جواب نداد، ارتباط خود را با فرد مشکل‌زا محدود کنید. در این روش دقت کنید که پیشرفت حرفه‌ای شما آسیب نبیند. در عین حال تا حد امکان از قبول پروژه‌های مشترک بپرهیزید. اگر مقدور است بخش خود را تغییر دهید تا مجبور نباشید با فرد مورد نظر کار کنید. در بدترین شرایط،‌ در مورد تغییر کار خود فکر کنید و نکات مثبت و منفی این تصمیم را به خوبی بررسی کنید.

۲. ارتباط در محیط کار با افراد قلدر چگونه باید باشد؟

اگر در محیط کارتان فردی هست که همواره با قلدری شما را ناراحت و معذب می‌کند،‌ فریاد می‌زند، تحقیرتان می‌کند و روحیه شما را تخریب می‌کند، همیشه در جلسات حرف شما را قطع می‌کند، از کارتان بی‌جهت ایراد می‌گیرد، و کار شما را به نام خود ارائه می‌کند، باید با شهامت با فرد مورد نظر برخورد کنید. نادیده‌گرفتن چنین رفتارهایی فقط به بدتر شدن ارتباط در محیط کار می‌انجامد.

شما حق دارید به فردی که رفتار قلدرانه بروز می‌دهد، اعتراض کنید و برای او روشن کنید که حد و مرز ارتباط در محیط کاری از دید شما به چه صورت است. اگر لازم است، پیش از رویارویی با فرد، با یک دوست گفتگوی خود را تمرین کنید. در گفتگو با فرد،‌ اول رفتار او را توصیف کنید،‌ نظر خود را نگویید و فقط شرایط را شرح دهید. در گام بعد احساس ناخوش‌آیندی که از این رفتار به شما دست می‌دهد را توصیف کنید. سپس به فرد بگویید که در آینده چینن برخوردی را تحمل نخواهید کرد و اگر فرد رفتارش را تکرار کرد، با وی برخورد کنید. واقعیت این است که رویارویی با افراد قلدر سخت و دلهره‌آور است. رفتار شما باید بالغانه باشد و وقتی فرد رفتار قلدرانه‌ بروز می‌دهد، در لحظه رفتارش را گوشزد کنید و محیط را ترک کنید. اگر فرد در جلسه‌ای از کار شما ایراد گرفت، با سوالات مستقیم،‌ از او بپرسید که چه پیشنهاد یا توصیه‌ای دارد. اگر تاثیر نداشت از او بخواهید که جلسه را ترک کند و اگر گوش نکرد، جلسه را تمام کرده و جلسه دیگری بدون حضور او ترتیب دهید. هر بار که شاهد اینگونه رفتارها هستید، زمان، تاریخ و نوع رفتار را یادداشت کنید و اگر شخصی شاهد ماجراست، نام شاهد را نیز یادداشت کنید. این یادداشت‌ها در مراجعه به منابع انسانی کارساز است. در جلسه با مسئول منابع انسانی به یادداشتهای خود استناد کنید و توضیح دهید که رفتار فرد چه اثرات مخربی بر بهره‌وری و نتایج کاری دارد. از همکاران خود سوال کنید که فرد مذکور با آنها نیز رفتار نامناسبی دارد یا خیر. از کسانی که تجربه مشترکی داشته‌اند نیز درخواست کنید که این رفتارها را ثبت کرده و در اختیار واحد منابع انسانی قرار دهند. کلید موفقیت در برخورد با رفتار قلدرانه، پشتکار و جرات است. در نهایت اگر هیچ راهی نتیجه نداد، تغییر شغل را نیز در نظر بگیرید.

۳. نحوه ارتباط در محیط کار با افراد منفی‌نگر

برخی افراد در افکار منفی غرق هستند. چنین افرادی از کار خود و سازمان خود خوشحال نیستند. همیشه هم تقصیر به گردن رئیسی است که با آنها کار می‌کند و رفتارش نامنصفانه است. از دید آنها، سازمان همیشه ناموفق عمل می‌کند و کارمندان و مشتریان کارایی ندارند. در هر سازمانی چندتایی از این دسته افراد پیدا می‌شوند. برای ارتباط در محیط کار با اینگونه افراد ابتدا به حرف آنها گوش دهید تا احساس کنند کسی به حرف آنها گوش داده است. از آنها سوال بپرسید. سعی کنید به وضوح منظور آنها را بفهمید و در این مکالمه از شیوه گوش دادن فعال استفاده کنید. سپس نتیجه‌گیری کنید که آیا شکایات فرد منطقی است یا صرفا منفی‌بافی است. اگر شکایاتشان واقعی است،‌ سوال کنید که آیا برای حل مشکل به کمک شما نیاز دارند یا خیر. اگر کمک خواستند، با همفکری به آنها کمک کنید. فقط دقت کنید که مسئولیت شما مشاوره دادن به این فرد نیست و همراهی خود را با معرفی کتاب، سمینار و نحوه رجوع به واحد منابع انسانی نشان دهید. گاهی افراد صرفا می‌خواهند دردل کنند و نیازی به راهنمایی ندارند. در این شرایط به حرف همکارتان گوش دهید ولی زمان مکالمه را محدود کنید تا روحیه مثبت خودتان از بین نرود. پس از اندکی گوش دادن بحث را به مباحث مثبت‌تری هدایت کنید. اگر فکر می‌کنید شکایت همکارتان ریشه در واقعیت ندارد، شجاع باشید و نظر خود را بیان کنید. بگویید که به خوشحالی شخص اهمیت می‌دهید ولی شرایط از دید شما آنطور که او تصور می‌کند، نیست. ممکن است فرد بخواهد برهان‌تراشی کند. نشان دهید که شما تمایلی به ادامه بحث ندارید زیرا به در ارتباط در محیط کار صدمه می‌زند. سعی کنید در کل با افراد منفی‌نگر زیاد معاشرت نکنید. منفی‌نگری یک انتخاب است و شما قادر نیستید به حال مساله کمک کنید. اگر مجبور هستید با چین افرادی کار کنید، حد و مرزی برای مکالمه قائل شوید و مشخص کنید که نظر شما درمورد کارتان مثبت است و از ابراز همدردی بپرهیزید. به فرد پیشنهاد دهید از مدیر خود یا بخش منابع انسانی کمک بگیرید. اگر هیچ روشی موثر نبود، با مدیرتان یا واحد منابع انسانی برای چاره‌جویی صحبت کنید. در نهایت اگر منفی‌بافی در سازمانتان بسیار شایع است و بر عملکرد و روحیه شما تاثیر منفی می‌گذارد،‌ در مورد تغییر شغلتان فکر کنید. اگر کسی به تغییر فرهنگ سازمانی فکر نمی‌کند، بعید است چیزی اصلاح شود.

۴. نحوه غلبه بر ترس از رویارویی و تعارض ارتباط در محیط کار

رویارویی اصولا ساده نیست ولی برای احقاق حقوقتان در هر گونه ارتباط در محیط کار لازم است. موضوع رویایی می‌تواند احقاق اعتبار کاریتان در یک کار گروهی یا روش و عادات نادرست یک همکار یا نحوه پیشبرد یک پروژه باشد. قدم اول این است که بدون اینکه احساساتی شوید، اصل مساله را در یک یا دو جمله ساده بیان کنید. مثلا به جای اینکه بگویید شما اعتبار کار مرا دزدیده اید … بگویید اینطور به نظر می‌رسد که من در انجام پروژه مشترکمان هیچ نقشی نداشته ام. نام من در مسندات حذف شده است و تا جایی که اطلاع دارم در تقدیرهایی که از پروژه شده است هم سهیم نبوده ام. باز هم تاکید می‌کنیم که جمله ها را با ”من” شروع کنید و در مورد برداشت و احساس خود صحبت کنید. وقتی جمله خود را بیان کردید، سکوت کنید و منتظر پاسخ شوید. نکته مهم این است بحث را برای اثبات نظر خود کش ندهید. از قبل انتظار خود را از این بحث مشخص کنید و بحث را در جهت توافق بر سر این نکته پیش ببرید. مثلا بگویید که در آینده انتظار دارید، نام شما هم در مستندات قید شود و در تمام مکاتبات و جلسات مرتبط شرکت داده شوید. رویارویی مهم است. اگر شما از حق خود دفاع نکنید شخص دیگری هم این کار را نخواهد کرد. لیکن بحث را به دعوا و موضوعات دیگر نکشانید.

ادامه این مطلب را در بخش دوم بخوانید.

‌‌منبع:  The Balance

1 دیدگاه

  1. Pingback: ۱۰ نکته کلیدی برای بهبود ارتباط در محیط کار (بخش دوم) | مجله مدیریت منابع انسانی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *