روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

۱۱ دی‌ماه روز «هدف‌گذاری» فرصت خوبی است تا استراتژی‌های سازمان را در راستای دستیابی به اهداف شرکت بررسی کرده و برنامه ریزی استخدامی شرکت برای سال ۱۳۹۶ را از امروز شروع کنید. – مجله مدیریت منابع انسانی

بی شک، مهمترین دارایی شرکت شما نیروی انسانی شماست. نباید فراموش کنید که نیروی انسانی در هر سازمانی، مسئول طراحی، ساخت، بازاریابی، فروش و پشتیبانی محصولات یا خدمات شماست. هر هدفی که شرکت شما داشته باشد، بر پایه تلاش‌های کارمندان شما می‌چرخد – بنابراین هنگامی که تصمیم دارید میزان فروش یا سود خود را افزایش دهید، می‌بایست از کافی بودن نیروی انسانی خود برای حصول این اهداف اطمینان حاصل کنید. به عبارت دیگر برنامه ریزی استخدامی داشته باشید. اهداف شرکت شما در سال ۱۳۹۶ چیست؟

برنامه ریزی استخدامی می‌تواند یک فعالیت دلهره آور برای شما به حساب آید، اما حصول اطمینان از توانایی شرکت شما در رسیدن به اهداف به شیوه‌ای کارآمد، امری ضروری است. این مطلب با معرفی معیارهای کلیدی، شما را در تعیین نیازهای استخدامی خود برای سال جدید یاری می‌کند. با استفاده از این مطلب می‌توانید ابهامات اولیه‌ای که برای برنامه ریزی استخدامی کاربردی شرکت در سال جدید به آن نیاز دارید را شفاف سازید. این ابهامات شامل موارد زیر هستند:

  • استخدام‌هایی که می‌خواهید انجام دهید چقدر به اهداف شما مرتبط است؟
  • چه تعداد نیروی انسانی برای استخدام نیاز دارید؟
  • چطور استخدام‌های جدید را بر اساس نیازهای بخش‌های مختلف شرکت اولویت‌‌بندی کنید؟
  • در چه بازه زمانی باید استخدام‌های خود را انجام دهید؟

۱. با اهداف شرکت شروع کنید

برای انجام برنامه ریزی استخدامی شرکت خود، اول از همه، اهداف و زمان مورد نیاز برای رسیدن به این اهداف را بررسی کنید. این یک گام اساسی برای اطمینان از همراستای برنامه ریزی استخدامی با اهداف استراتژیک شرکت است.

به طور خاص، فکر کنید چه اهدافی بیشترین تاثیر را بر برنامه استخدامی سال آینده شما خواهد داشت.  این اهداف تاثیرگذار می‌تواند شامل افزایش درآمد، سود، نوآوری در محصولات و خدمات، سهم بازار و یا قیمت سهام باشد. این اهداف فعالیت‌هایی مانند تعریف پروژه رشد درآمد یا ایجاد یک بخش بین‌المللی را ضروری می‌سازد که نیاز به افزایش نیروی انسانی دارد.

برای این منظور، اهداف ۳ تا ۵ سال آینده، اهداف سالانه، درآمد سالانه جاری و میزان رشد درآمد مورد انتظار در ۱۲ ماه آینده را بررسی کنید.

چطور بفهمیم برای این اهدف نیاز به استخدام نیروی جدید دارم؟

علاوه بر برنامه‌های شرکت شما برای رشد، مشخصه‌های دیگری وجود دارد که با بررسی آن می‌توانید متوجه شوید نیاز به استخدام‌ نیروی جدید دارد یا خیر. برخی از این موارد عبارتند از افزایش نرخ گردش مالی، کاهش بهره‌وری در حوزه‌های خاص ، شکایت‌ کارکنان از حجم کاری بالا، افزایش تعداد مشتری، عرضه محصول یا خدمت جدید، فشار رقابت و نیاز به مهارت‌ّهای جدید.

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶‌‌

۲. چه تعداد نیروی انسانی برای سال آینده باید استخدام کنم؟

پاسخ به این سوال شاید یکی از مهمترین نیازهای شما برای تهیه برنامه استخدامی سال آیندتان را مشخص می‌کند. نباید فراموش کنیم که شناسایی، جذب و استخدام نیروی انسانی جدید هزینه‌های قابلی توجهی دارد. معمولا شرکت‌ها برای تخمین هزینه‌های استخدام نیروی جدید محتاطانه رفتار می‌کنند، اما برای موقعیت‌های شغلی کلیدی خود باید تمامی هزینه‌های استخدامی را در نظر گرفت.

در نهایت، ‌عوامل بسیاری بر توانایی در جذب و استخدام نیروی انسانی جدید تاثیر دارند که بودجه یکی از مهمترین آن است. شما نمی‌توانید بیشتر از استطاعت شرکت نیروی انسانی استخدام کنید، حتی اگر به شدت به آنها نیاز داشته باشید. به همین ترتیب، شرکت شما ممکن است بر اساس محدوده جغرافیایی، نیاز به مهارت‌های بسیار تخصصی، و یا حتی کم و زیاد شدن تقاضای  محصولات و خدمات شما در فصول مختلف محدود شود.

با این حال، شما می‌توانید با استفاده از تجزیه و تحلیل معیارهای مرتبط با درآمد به ازای هر کارمند (RpE)، استدلال‌های قابل قبولی برای تعیین تعداد نیروی انسانی مورد نیاز در سال جدید برای تهیه برنامه ریزی استخدامی خود داشته باشید. دستورالعمل زیر را دنبال کنید تا تعداد نیروی استخدامی مورد نیاز برای شرکت خود را تعیین کنید.

  • درآمد به ازاری هر کارمند را حساب کنید:

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

  • تعداد نیروی انسانی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف شرکت خود را حساب کنید:

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

  • تعداد نیروی مورد نیاز برای استخدام در سال جدید با توجه به اهداف شرکت را به روش زیر بدست آورید:

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶در مواجهه با موقعیت‌های خاص، استخدام بیش از حد یا بسیار کم نیروی انسانی می‌تواند وسوسه انگیز باشد.

در مواقع زیر بدون برنامه استخدام نکنید …

  • نرخ کمبود نیروی کار در شرکت بالا باشد
  • میزان سود به طور غیر منتظره‌ای بالا باشد
  • فاصله رقیبان با شما کم باشد
  • فناوری جدید وارد بازار شود

و همینطور تنها به دلایل زیر برنامه استخدامی خود را متوقف نکنید …

  • بودجه کم باشد
  • راندمان برخی از بخش‌ها پایین باشد
  • فکر می‌کنید بهره‌وری باید بالاتر باشد
  • به میزان کافی نیازهای آینده را پیش‌بینی نکرده‌اید

‌‌۳. اولویت‌گذاری استخدام‌ها بر اساس نیازهای بخش‌های مختلف شرکت

یکی دیگر از مسائل مهم در برنامه ریزی استخدامی،‌ اولویت‌بندی نیازهای استخدامی هر بخش است. مدیر هر بخش یا مدیر استخدام تمایل دارد که به استخدام‌های مورد نیاز او توجه شود، اما شرکت نمی‌تواند همیشه بر وفق نظر همه افراد حرکت کند. در این خصوص چند دستورالعمل وجود دارد:

  • به فعالیت‌ّای استراتژیک و تاثیرگذار هر بخش برای رسیدن به اهداف شرکت توجه کنید. اگر شرکت شما می‌خواهد افزایش فروش داشته باشد تا به هدف درآمدی خاص دست یابد، بخش فروش به نیروی انسانی بیشتر نیاز دارد. شما می‌توانید اولویت استخدام موقعیت‌های شغلی فروش را بالا ببرید.
  • به چگونگی توزیع نیروی کار موجود در بخش‌های شرکت توجه کنید و بررسی کنید که این تقسیم‌بندی با رتبه‌بندی تاثیر استراتژیک شرکت همراستا است یا خیر. بخش‌های استراتژیک شرکت احساس می‌کنند که کمبود نیرو دارند؟ آیا شکافی برای رسیدن به اهدافشان وجود دارد؟ آیا میزان تاثیر استراتژیک این بخش‌ها برای رسیدن به اهداف شرکت در ماه‌ّهای آتی تغییر خواهد کرد؟ علاوه بر این، الگوبردازی از شرکت‌های مشابه کمک خواهد کرد تا میزان نیروی انسانی مورد نیازتان را با استاندرادهای صنعت مقایسه کنید.
  • در نهایت، به اهداف درآمدی قابل اجرا برای هر بخش توجه کنید. آن را با تعداد کارکنان فعلی و درآمد به ازای هر کامند مقایسه کنید. توجه داشته باشید که اگر بخشی اهداف استراتژیک مبتنی بر درآمد بیشتری داشته باشد، چطور این رهنمودهای استراتژیک بر تعداد نیروی انسانی موجود در آن بخش و نیروی استخدامی پیش‌بینی شده برای آینده تاثیر می‌گذارد؟

‌برای تعیین اولویت‌های استخدامی دستورالعمل زیر را دنبال کنید:

  • جدولی تهیه کنید و میزان درآمد به ازای هر کارمند، تعداد نیروی انسانی موجود، و متوسط درآمد در هر بخش را بنویسید.
  • در جدولی دیگر، متوسط تعداد کارکنان و اهداف درآمدی در ۱۲ ماه آینده برای هر بخش را بر اساس اولویت‌های استراتژیک شرکت مشخص کنید.
  • بر اساس جدوال تهیه شده مشخص کنید اولویت جذب و استخدامی نیروی انسانی جدید برای رسیدن به اهداف کدام بخش بیشتر است.
  • پس از آن با استفاده از روش زیر می‌توانید مشخص کنید که چه تعداد نیروی انسانی جدید در هر بخش باید استخدام کنید.

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

۴. در چه بازه زمانی نیروی انسانی مورد نیاز را باید استخدام کنیم؟

پاسخ به این سوال به شما کمک می‌کند تا در زمان تدوین برنامه ریزی استخدامی شرکت، بفهمید با چه ترتیب و فاصله زمانی نیروی انسانی جدید را استخدام  کنید که کمترین هزینه استخدامی در سال جدید را شرکت شما متحمل شود. شما باید استخدام‌های خود را براساس معیارهایی مانند عملکرد یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) کارکنان برای رسیدن به اهداف شرکت در هر فصل، سالیانه و دراز مدت انجام دهید.

برای مثال، شرکت شما می‌خواهد در سال آینده ۲۰۰٪ فروش را افزایش دهد. متوسط چرخه فروش شما ۴۰ روز است، در حالی که میانگین زمان استخدام فروشندگان شما ۲۰ روز است.

روشی برای کاهش هزینه‌های استخدامی در سال ۱۳۹۶

داشتن چنین معیارهایی به شما کمک می‌کند برخی از تصورات اشتباه شما در خصوص فاصله زمانی مورد نیاز برای استخدام نیروی جدید اصلاح شود. همچنین، این ارزیابی به شما کمک می‌کند تا برخی از مهمترین ناکارآمدی‌ در فرایند استخدامی شرکت شما شناسایی و برطرف گردد. عوامل دیگر از جمله گردش مالی و میزان رقابت نیز نقش مهمی در تعیین فاصله زمانی مورد نیاز برای استخدام نیروی جدیدی شرکت شما دارد. دستورالعمل زیر را دنبال کنید تا فاصله زمانی مناسب برای استخدام شرکت خود را بدست آورید:

  • متوسط فاصله زمانی استخدام و هزینه استخدام برای یک نیروی انسانی در شرکت خود را تعیین کنید. (ممکن است برای برخی از موقعیت‌های شغلی متفاوت باشد.)‌
  • کدام یک از اهداف شرکت یا یک بخش، بیشترین زمان بحرانی استخدام را به خود اختصاص می‌دهد؟ آنها را لیست کنید.
  • بر اساس این اهداف، لیستی از بخش‌ّهایی که بیشترین تاثیرپذیری را دارند به همراه تعداد پروژه استخدامی برای آن بخش که قبلا تعیین کردیم را تهیه کنید.
  • بر اساس متوسط زمان استخدام، در هر فصل از سال، چه زمانی باید شروع به استخدام کنید تا در زمان مورد نظر به نیروی انسانی جدید مورد نیاز دست یافته باشید؟ جدولی از تعداد نیروی مورد نیاز برای هر بخش به تفکیک ۴ فصل سال تهیه کنید.
  • جدول بدست آمده را بر اساس استخدام موقعیت‌های شغلی کلیدی مورد نیاز، نیازهای رقابتی فوری و پیش‌بینی تقاضای فصلی یا کوتاه‌مدت محصولات یا خدمات خود اولویت‌بندی کنید.

 

بر اساس تمامی این اطلاعات، می‌توانید مشخص کنید که شرکت شما برای رسیدن به اهداف خود در سال آینده به چه تعداد کارمند نیاز دارد و در صورت نیاز به استخدام جدید، جدول اولویت‌گذاری شده‌ای از استخدام‌های مورد نیاز در هر فصل را در اختیار خواهید داشت.

بدیهی است که هر شرکت راه‌حل‌ها، معیارها و اهداف خاص خود را دارد. تعیین دقیق تعداد استخدام مورد نیاز در سال جدید نیاز به برنامه‌ریزی و همچنین تخصص دارد. تهیه این جداول با هدف ایجاد رویکردی در تعیین عوامل تاثیرگذار برای برنامه‌ریزی استخدام سال جدید به شما کمک می‌کند تا هزینه و بازه زمانی مورد انتظار برای استخدام‌های شرکت خود در سال ۱۳۹۶ را به روشی کاربردی مدیریت و کاهش دهید.

منبع: JobVite

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *